Antecedentes

Frazer Ltd., con sede en Houston, Texas, es un fabricante líder especializado en vehículos de Servicios Médicos de Emergencia (EMS), incluyendo clínicas móviles, unidades de ictus y ambulancias. Desde su fundación en 1956, Frazer se ha dedicado a la innovación en el campo de la atención médica móvil. Frazer ha evolucionado continuamente para satisfacer las demandas de sus clientes. Para mejorar la eficiencia operativa y reducir errores manuales, Frazer buscó automatizar su sistema de procesamiento de facturas.

Desafío

Frazer enfrentaba desafíos significativos en su flujo de trabajo de procesamiento de facturas. El manejo manual de facturas era un proceso que consumía mucho tiempo y era propenso a errores, incluyendo facturas inválidas, órdenes de compra (POs) faltantes, datos no coincidentes e información incompleta. Estos problemas provocaban ineficiencias y aumentaban el riesgo de errores humanos, afectando la precisión y rapidez de las operaciones financieras. Además, se estimaba que la clasificación manual de documentos podía consumir hasta 2,000 horas de trabajo anuales, destacando aún más la necesidad de una solución automatizada.

Solución

Logic Kernel colaboró con Frazer Ltd. para implementar una solución de automatización del procesamiento de facturas utilizando UiPath y Google AI. El proyecto involucró varios pasos clave. Primero, se recopilaron facturas de una carpeta designada en Google Drive. Luego, se extrajeron datos de un archivo de Excel que contenía las POs activas de Syteline. UiPath procesó cada factura para determinar su validez comparándola con las POs. Se implementaron reglas comerciales complejas para categorizar y abordar errores o discrepancias encontrados durante el procesamiento. Además, se utilizó Document AI de Google para la extracción de datos, mejorando la precisión y eficiencia del procesamiento de facturas de varios proveedores y formatos.

Impacto

El proyecto de automatización generó varios beneficios clave para Frazer Ltd. La integración de UiPath y Document AI disminuyó significativamente el número de errores en el procesamiento de facturas. El tiempo requerido para procesar facturas se redujo considerablemente, permitiendo operaciones financieras más rápidas. Las facturas se organizaron sistemáticamente, asegurando un acceso y gestión más fáciles. La solución garantizó que las facturas coincidieran con las correspondientes POs con precisión, reduciendo el riesgo de discrepancias.

Conclusión

La colaboración resultó en la implementación exitosa de un sistema automatizado de procesamiento de facturas. El proyecto no solo mejoró la eficiencia y precisión de las operaciones financieras, sino que también mostró las capacidades de Logic Kernel para optimizar flujos de trabajo complejos mediante la automatización y tecnologías avanzadas de IA. Al agilizar estos procesos, la solución mejoró la eficiencia operativa, redujo el trabajo manual y mejoró el rendimiento general del negocio.

Tecnologías

Algunas de las tecnologías e integraciones implementadas en este proyecto.